Son muchos los datos generados diariamente en un hospital. Si son organizados de forma adecuada, pueden convertirse en información valiosa acerca del funcionamiento de la organización y ayudarán a optimizar la gestión y volverla más eficiente. Si se opta tanto por la visualización como el control de dicha información desde un ERP para hospitales es indispensable que la organización se prepare adecuadamente para implementar esta excelente herramienta.
Áreas que resultarán impactadas con la implementación del ERP
Lo primero que deben hacer antes de implementar el ERP para hospitales es evaluar las dimensiones del hospital. De esta manera, determinar la cantidad de módulos del software que mejor se adecuen a sus requerimientos. Comúnmente, puede implementarse el ERP en un servidor local instalado en el mismo centro hospitalario, mediante un centro de datos externos o el modelo de cloud computing.
Sepan que usar el ERP necesita de cambios en los hábitos laborales del personal, por tal motivo, es indispensable que reciban capacitación para que traten adecuadamente los nuevos flujos. Otro aspecto que deben conocer es que todo el centro hospitalario recibirá impactos, por lo que debe organizarse para que el sistema funcione bien.
Entre las áreas que más modificaciones necesita al adoptar el ERP está la de facturación. Suelen cometerse errores que comprometen el pago de procedimientos por los convenios, lo que resulta en rechazo. Generalmente, este fallo se presenta en varias situaciones, por ejemplo, cuando el centro solicita una cirugía a la operadora de salud, que determina una tarifa por el procedimiento.
Retomando el caso anterior, el valor cubre apenas cierta cantidad fija por días de estadía en hospital y materiales (paquete). El valor que se usa sobrepasando el paquete y que no puede pagarse, es posible que se rechace si no se fundamenta bien por el equipo de facturación. Al introducir el ERP para hospitales, el proceso se volverá electrónico en su totalidad, además los gestores clínicos y administrativos quedan enterados de la cobertura, evitan gastar en materiales y tendrán acceso a la información del flujo financiero.
El área contable es otra que será impactada con la implementación del sistema, debido a que los responsables pasarán de ser clasificadores a analizadores de la información referente a la contabilidad del centro, que se contabilizará por varios departamentos para contar con un control de los costos de áreas que operan en conjunto.
Etapas de implementación
Para asegurar el cambio de cultura por parte del personal, es indispensable una fuerte actuación de la gestión y que todas las áreas involucradas reciban capacitación para usar la herramienta. Lo ideal es que, durante la implementación del software, los gestores consideren la integración de todas las áreas del hospital. Resulta poco útil que los médicos prescriban vía software si no están registrados los medicamentos ni en la contabilidad.
Es necesario considerar que el tiempo requerido para la implementación varía según las dimensiones del hospital y la cantidad de personas involucradas. Como se mencionó, el personal debe pasar por capacitaciones específicas dentro de su área de actuación.
Aproximadamente, dos semanas antes de comenzar a usar el software para hospitales, debe hacerse una simulación de los procesos que se llevarán a cabo. La finalidad es que, cuando comience a operar el ERP, todos conozcan lo que tienen que hacer y la manera en que deben hacerlo.
Toma de decisiones
Los datos que se obtienen mediante el ERP facilitan la creación de los llamados KPI (Key Performance Indicators) gestionados mediante un BI (Business Intelligence). Ambas herramientas permiten que los datos se usen prácticamente en cualquier área de la clínica hospitalaria y, especialmente, para la alta administración, que puede reunirse cada mes para analizarlos y usarlos en la toma de decisiones.
Un ejemplo bastante común y que es posible mejorar con el software de administración hospitalaria es el manejo de las camas, que suele ser problemático para muchas empresas e instituciones de salud. A través del ERP, puede determinarse si existen horarios o áreas que puedan llenarse para garantizar que toda la infraestructura hospitalaria sea usada y las debidas recetas que mantienen el centro en operaciones.
Por tal motivo, para que el proyecto de implementación sea exitoso, es necesario que la preparación se lleve a cabo de manera cuidadosa y que los datos e indicadores e información se usen de manera constante y consistente por el personal de administración. Recuerden que la preparación no es lo único importante, también lo es la implementación de un software de calidad y acorde a sus necesidades. En AB systems, seguro lo encontrarán.
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