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Miércoles, 08 Diciembre 2021 15:16

De pie y de frente con la automatización: carta porte y reportes automatizados

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La Carta Porte es un documento del tipo jurídico que permite probar la existencia de un contrato entre dos partes que autoriza el transporte de mercancía del punto A al B; en este documento se deben evidenciar claramente los términos del acuerdo, los derechos sobre los artículos, la factura correspondiente que define los detalles de la carga, las fechas de embarque y desembarque de las materias transportadas, entre otros datos que buscan legitimar y demostrar la legalidad de esa relación comercial.

Por otra parte, el término de automatización de reportes mediante Dashboards es un modelo de presentación de la información respecto a un periodo de tiempo específico en el que se resumen todos los datos relevantes para la compañía con el fin de evidenciar el progreso de la compañía de manera gráfica y comprensible e incluso favoreciendo la toma de decisiones por parte de los socios activos de la compañía en aspectos cruciales como las ventas, la distribución e incluso la productividad de los empleados.

Estos dos elementos son los pilares fundamentales del plan de automatización de datos que ofrecemos con nuestro ERP de transporte, por un lado, la posibilidad de registrar los datos de la Carta Porte automáticamente, ahorrando grandes cantidades de recursos tanto económicos como los referidos al tiempo que le van a permitir potenciar las capacidades de su negocio; además, con la integración de la automatización de reportes, va a poder tener datos más precisos y unificados bajo un mismo sistema de análisis de información.

Pero ¿cómo es posible que dos actividades tan diferentes logren complementarse en el software de logística y transporte? Pues bien, todo es gracias a la magia de los software unificados de gestión de recursos como por ejemplo el 1G ERP de AB Systems, específicamente en el módulo de transportes, desde el cual va a poder administrar rápidamente todo lo relacionado al transporte y distribución de mercancías, desde el momento de la logística hasta el protocolo de entrega y desembarque.

Al tener un único software que se encargue de emitir las carta porte y registrar los datos en resúmenes ubicados en Dashboards, ambas informaciones van a complementarse y administrarse en conjunto, por lo que va a poder correlacionar información rápidamente y teniendo la capacidad de demarcar fácilmente cuales son las ubicaciones en donde se desarrollaron entregas, cuáles son las mercancías que más se distribuyen e incluso qué empresa de transporte es la que está encargada de la movilización de la carga cuando este servicio es prestado por terceros.

¿De qué sirve tener estos datos resumidos?

Cuando un ERP logística transporte genera reportes precisos respecto al funcionamiento de un sector de la empresa tan relevante como es el de la logística, no sólo lo realiza para hacer una gráfica bonita que se presenta en las reuniones, se trata de la generación de un recurso fundamental que ayuda a los accionistas y supervisores a tomar decisiones respecto al funcionamiento del negocio.

Por ejemplo, si resulta que se están emitiendo más Carta Porte de un producto muy por encima de otro se puede comenzar a investigar en otras áreas para contrastar cuál es el problema, por ejemplo, es posible compararla con gráficas de niveles de producción y evidenciar si se trata de un problema en el número de productos fabricados o un problema de materias primas; o revisar el área de mercadeo para comprobar si se trata de un problema de publicidad y a partir de allí dar con las raíces del problema y emitir las respectivas soluciones.

Además, con datos en tiempo real de la emisión de Carta Porte puede determinar si su empresa sí está cumpliendo apropiadamente con los plazos que exigen sus clientes o si por el contrario están teniendo un problema de productividad que está afectando gravemente las ventas del negocio y podría poner en grave peligro la integridad de la empresa y su nivel económico.

Por otro lado, cuando se implementa un ERP de transporte que realiza la actividad de llenar la Carta Porte automáticamente y utilizar esos mismos datos para presentar la información en los Dashboards, se prescinde de la necesidad de invertir tiempo en esto, por lo que los trabajadores se pueden enfocar en otro tipo de tareas que requieran su atención y que busquen promover los objetivos comerciales de la empresa; por lo que en general, el sector podrá ser más productivo y completar más tareas en el mismo tiempo.

De igual manera, gracias a que genera reportes automáticos y que cualquier persona autorizada puede ver, esta tecnología evita los fraudes, los informes maquillados y en general todo tipo de delito de ocultación de información que pusiera en peligro el futuro de la empresa.

¿Es viable sumarse a la automatización?

Definitivamente es viable, se trata de la nueva gran revolución en las empresas, en donde los errores involuntarios de las tareas operativas como la creación de informes o de la Carta Porte serán erradicados por completo y se podrá tener información certera, confiable y que propicia el crecimiento como empresa y la ilustración mediante Dashboards del funcionamiento real de su compañía.

Por eso, lo invitamos a que se sume a la revolución de la automatización con el 1G ERP, el ERP de transporte desarrollado por AB Systems, inicié un gran cambio en su negocio llamándonos al +52 (55) 1228 8056 o escribiéndonos a través del chat.

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