Muchas organizaciones con el fin de mejorar los procesos productivos implementan la automatización de procesos, una herramienta eficaz para las empresas de esta era. Pues proporciona múltiples beneficios, como rendimiento, reducción de costos y mayor productividad.
Sin embargo, escoger la herramienta inadecuada para llevar a cabo los procesos, o el mal uso de esta, puede traer consigo una serie de inconvenientes. Por tal motivo, en este artículo analizaremos 4 problemas generados por la ineficiencia en los procesos. Así podrás evitarlos al máximo en tu compañía.
¿Qué es la automatización de procesos?
Primero, es necesario conocer bien el significado y el propósito de la automatización de procesos. Esta se refiere al desarrollo que posee un sistema tecnológico para realizar una tarea que, en principio, era ejecutada por seres humanos. A fin de controlar y corregir en tiempo real el desempeño laboral mediante reportes del proceso.
Por medio de restricciones preconfiguradas, está herramienta evalúa, compara y hace las correcciones pertinentes en caso de algún fallo en los datos. Sustituyendo así la intervención humana.
Problemas generados por la ineficiencia en los procesos
Los siguientes son los principales problemas causados por la ineficiencia en los procesos automatizados.
Pérdidas monetarias para la organización
Esta es una de las consecuencias más fatales generada por la ineficiencia en un proceso automatizado. Pues si este sistema tecnológico no funciona como es debido, o no seleccionas el indicado, dependiendo para qué departamento lo requieras, podría costarte perdidas excesivas que, a la larga, pueden llevarte al declive comercial.
Existen diferentes procesos a automatizar dependiendo de cada empresa. Entre los departamentos más comunes están el área de facturación, compras, cobranza, pago a proveedores, nómina y control de gastos.
Descrédito y mala reputación empresarial
Una información mal trasmitida por fallas en el proceso de automatización puede generar la trasmisión de una información errónea al público lo que acabaría en descrédito para la empresa. Lo que a su vez traería pérdidas significativas a la compañía. De allí la importancia de seleccionar un sistema tecnológico que cumpla con las tareas exigidas.
Información errónea en los datos
Cuando un proceso es ineficiente puede causar la transmisión errónea de datos a la propia empresa, debido a eso no proporcionará estadísticas reales para su posterior evaluación. Esto puede resultar en una toma de decisiones incorrecta y en el mal manejo de la compañía.
Error humano
Muchas veces el causante de la ineficiencia de un proceso automatizado es el error humano, por tal razón, cuando se implementa un proceso en una compañía, este debe establecerse en base a reglas y cálculos. En algunos casos más complejos que en otros, para que el propio error por parte de los colaboradores no sea un problema.
Cómo evitar la ineficiencia en los procesos
Lo más importante es saber qué esos problemas se pueden evitar y corregir, si es el caso. Para ello es fundamental entender claramente la automatización de procesos y en qué área específica de la compañía se utilizará. Sea para automatizar marketing, manejar la contabilidad o para tareas de mantenimiento. Por ello, es importante que todos en la empresa conozcan el proceso a plenitud y las tareas a ejecutar.
Otro factor que minimiza el riesgo de la ineficiencia en los procesos es no automatizar grandes tareas. Por el contrario, dividir en partes pequeñas las tareas independientes y automatizarlas por espacios de tiempo prolongados, aunque parezca mucho esfuerzo, es la solución idónea.
Recuerda que la finalidad de la automatización de procesos es solucionar problemas específicos, o una serie de procesos que estén englobados en la misma área. Así no se verán afectadas las estrategias generales planificadas en el negocio.
Tener en cuenta el retorno de la inversión
Si adoptas la automatización de procesos solo por seguir a otros y no estás consciente de lo útil que esta puede llegar a ser, no estás tomando una decisión acertada y cometerías un error. Debes hacer cálculos en función del retorno de tu inversión, así estarás al tanto de todos los beneficios y las ganancias que automatizar dicho proceso te reportará. Para lograrlo, debes tener en cuenta:
- Cuál es el valor de la herramienta.
- El costo para poner en marcha la automatización.
- Valor de la ejecución.
- Capacitación y entrenamiento de tu fuerza laboral.
- Si realmente cumple las expectativas esperadas por encima de tu fuerza laboral.
Supervisión y Capacitación
Es un error creer que, por el hecho de tratarse de un proceso automatizado, nos olvidaremos de llevar un control en los registros y reportes de las tareas cumplidas. Este, sin lugar a duda, ha sido el error de varias empresas. Al llevar un buen control de los procesos, nos aseguraremos del buen funcionamiento de este, y a su vez de la productividad de nuestro negocio.
Recordemos que el tipo de softwares que se suelen implementar para la automatización de procesos, no se manejan por sí solos. Así que, una vez implementado en tu empresa debes tener quién le haga seguimiento o controle los registros arrojados.
Por tal razón, una buena capacitación a los empleados para que se encarguen de esta función y trabajen en conjunto por el bien y éxito de la compañía es esencial. Debes contar con el personal que sepa supervisar y controlar el funcionamiento del proceso, aunque esta labor es necesaria, de igual forma se estarán ahorrando mucho tiempo en comparación a realizar el proceso como tal.
Importancia de un buen proceso automatizado
La automatización de procesos es hoy el complemento ideal para la productividad y crecimiento de las compañías. Cuando se elige el mejor software y se sabe poner en marcha de la forma correcta, se logrará reducir costos y ahorrar tiempo de calidad para aumentar la productividad laboral.
Por tal motivo, esta debe ser planificada y bien elaborada, de esta manera se maximizan los resultados para el éxito de la empresa. Si has caído en algunos de los errores anteriores, no te preocupes, aún estas a tiempo de corregirlos.
Recuerda que la supervisión de los procesos automatizados es esencial, así como elegir una herramienta fácil de utilizar, comprobada y pensada para satisfacer las necesidades de tu compañía.
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