La implementación de sistemas ERP en Agencias Aduanales facilita su operación, reduce sus costos, aumenta su productividad y competitividad. En el entorno del comercio internacional actual, en general, quienes dirigen y colaboran en empresas o negocios relacionados a la importación-exportación de mercancías y productos, así como en su logística, están viviendo una complejidad cada vez mayor al realizar su actividad productiva.
De acuerdo al informe presentado por el director general de la Organización Mundial del Comercio (OMC), Roberto Azevêdo, el comercio internacional se ha visto afectado por el nivel excepcionalmente alto de nuevas restricciones impuestas por sus miembros, especialmente en octubre del 2018 y mayo de 2019.
También hay que considerar que, a este entorno, por sí difícil, se le suman las listas de aranceles de cada país que cambian muy constantemente y además las dificultades comerciales provocadas por la disputa comercial internacional que sostienen los dos gigantes comerciales del mundo, Estados Unidos y China, destinos a los que México envía y de los que recibe los volúmenes más importantes de productos de su comercio exterior. Ni qué decir de las multas en las que se puede incurrir por un mal manejo de un trámite o situación.
Como es evidente, para las Agencias Aduanales dedicadas a la importación o exportación de productos físicos o digitales, o que realizan operaciones de comercio electrónico global, este contexto tiene repercusiones importantes en el desarrollo de sus actividades.
No obstante, la complejidad de la situación descrita, algunas Agencias Aduanales, -muchas de estás de renombre y con muchos años de trayectoria- continúan realizando muchos de sus procesos de operación, administración y logística de manera “artesanal”, aún hoy cuando está ampliamente demostrado que la implementación de la tecnología en las empresas es una inversión inteligente y que tiene un alto retorno.
Asombrosamente, esas empresas que continúan operando a la antigua usanza, dedican una parte importante de sus recursos humanos a analizar y llenar hojas de cálculo, aún cuando ya existen los sistemas ERP, que son soluciones digitales que, si las implementaran les podrían apoyar a sortear exitosamente importantes retos como el control de saldos por referencia, la consolidación de referencias, el control de fondos para operación y el control de depósitos en garantías, entre otros.
Tecnología al servicio de las agencias aduanales
Como ya señalábamos, prácticamente todas las empresas y negocios de cualquier tamaño usan algún tipo de tecnología, incluso para los procesos más básicos como su inventario o contabilidad simple.
Los escenarios más complejos que nos plantea el comercio internacional y los negocios que se le relacionan, nos llevan de manera casi obligada a dejar atrás los métodos tradicionales, aunque siguen siendo útiles para operaciones básicas ya son obsoletos y lo recomendable ahora es adoptar soluciones de última generación, como lo son los sistemas ERP.
Los sistemas ERP, en resumen, son un software diseñado específicamente a la medida de cada empresa y a su actividad comercial. El objetivo general de estos sistemas es optimizar recursos, reducir costos y maximizar ganancias, por medio del manejo eficiente de los bienes de la empresa o negocio.
Esto explica la tendencia cada vez más pronunciada por parte de las empresas de adoptar sistemas ERPque les permitan planificar sus recursos, integrar y manejar gran parte de sus procesos de operaciones y logística, así como reforzar de manera automatizada su administración.
Efectivamente, las nuevas tecnologías derivadas de la digitalización han demostrado que son un valioso aliado para las empresas porque su implementación ha resultado en la mejora de sus procesos administrativos, aumento de la rentabilidad y mayor competitividad.
En particular, la implementación de un sistema ERP en una Agencia Aduanal a través de un proveedor tecnológico especializado en este tipo de empresas tiene como resultado una mejora en su gestión y desempeño, además de que la coloca a la vanguardia en términos tecnológicos en el mercado nacional y a la par de las prácticas de sus contrapartes más avanzados de otros países.
Esto se logra gracias a que dicho sistema integra diferentes funcionalidades para controlar la operación y administración de la empresa, que la hace más eficiente y le facilita el control de sus transacciones, al tiempo de reducir sus gastos administrativos y contables.
Entre sus principales características podemos contar que gestiona de manera automatizada y eficiente procesos aduanales, como son el control de pagos a proveedores, anticipos, depósitos en garantía y liquidaciones de cuenta de gastos, entre otros. Asimismo, otra consecuencia derivada de su eficiencia es que evita duplicidades en la información e inhibe posibles malos manejos.
Entre las ventajas que le aporta a una Agencia Aduanal la implementación de un sistema ERP destacan que este software, por ejemplo, concilia y distingue los gastos que se hacen a cuenta del cliente y los de la empresa; también administra de manera eficiente el flujo de efectivo ya que contempla los anticipos en tiempo real.
También tiene entre sus funciones generar un estado de cuenta por cliente que nos permite controlar y dar seguimiento puntual a sus movimientos, por ejemplo, a sus pagos o facturación pendientes, ya que el sistema nos arroja de manera automática avisos de acuerdo a los parámetros que le especifiquemos, digamos un retraso de pago o cuando excede su límite de crédito.
Es relevante señalar que el sistema crea la cuenta de gastos aduanera que permite integrar múltiples referencias facilitando el control de saldos de clientes por referencia e incluso crea automáticamente el registro de pasivos mediante la carga de archivos XML.
Debido a su versatilidad es capaz de operar de manera centralizada en ambientes Multi patente y Multi aduanas. También emite proformas de cuentas de gastos y genera expedientes electrónicos con la documentación operativa y administrativa a los que podemos acceder o compartir.
En definitiva podemos afirmar que la implementación de un sistema ERP en Agencias Aduanales sin duda puede atraer grandes beneficios, por lo que recomendamos contactar a un proveedor de esta tecnologíaaltamente especializado que le ayude a diseñar el sistema que responda a sus necesidades y que le permita mantener su competitividad en esta disputada y compleja actividad comercial.
