Implementar nuevas tecnologías como un sistema ERP nos ayuda a tener éxito en nuestra empresa porque mejora la productividad y reduce costos.
El uso de nueva tecnología para mejorar la organización de empresas y negocios, aumenta sus resultados. Obtener una mayor rentabilidad ha sido una constante, incluso desde antes de la Revolución Industrial que se vivió en el Siglo XVIII, cuando se hizo más que evidente que a mayor tecnología mejores resultados.
Actualmente vivimos la tercera Revolución Industrial de la humanidad y uno de los problemas recurrentes que nos ha traído esta era digital es el exceso de información o información falsa e inútil y la dificultad para detectar y procesar todos esos datos que realmente necesitamos y que son verdaderamente relevantes.
A lo anterior, debemos sumar la gran competencia y saturación que hay en todos los sectores comerciales e industriales y, por si fuera poco, la gran velocidad a la que los directivos están obligados a tomar decisiones relevantes y planificar sus recursos para lograr las ventajas competitivas que el mercado les demanda para estar un paso delante de sus competidores.
Pues bien, los sistemas ERP son actualmente una de las soluciones más eficientes que se han logrado diseñar para hacer frente a dichas problemáticas de nuestra época, porque concentran y facilitan la interpretación de indicadores y demás información de todas las áreas que componen a la empresa o negocio, como las de finanzas, ventas, contabilidad, compras, logística, recursos humanos, marketing y atención al cliente, entre muchas otras.
En pocas palabras, la implementación exitosa de un ERP en PYMES y grandes empresas, ordenará información, optimizará recursos, reducirá costos y maximizará ganancias, a través de un manejo eficiente y armónico de los medios y elementos más relevantes con que cuente.
Por eso no extraña que la implementación de sistemas ERP en empresas y negocios sea una tendencia al alza en empresas que ya son líderes en su ramo o en las que comienzan a ser altamente competitivas y quieren ganarse a pulso y por mérito propio un lugar importante del “market share”.
Sin embargo, como ya decíamos, no basta conocer una fórmula exitosa para tener éxito automáticamente, entonces vale la pena preguntarnos.
¿Cómo obtener el éxito que buscamos al implementar un ERP en nuestra empresa o negocio?
En primer lugar, debemos tener claro qué es y cuáles son las capacidades de un sistema ERP.
¿Qué son los ERP?
ERP son las siglas de “Enterprise Resource Planning” cuya traducción es “Planificación de Recursos Empresariales”.
Se trata de un conjunto de aplicaciones de software integradas para automatizar gran parte de las funciones y prácticas de negocio que tiene que ver con los aspectos operativos o productivos de nuestra empresa.
La implementación de un sistema ERP en cualquier negocio lo hace más rentable porque la automatización y monitoreo en tiempo real de los procesos nos brinda su control total y nos muestra áreas de oportunidad. Esto nos permite depurar o eliminar errores operativos, desperdicio o mal uso de recursos, aumentar las ventas y utilidades.
Entre otras de las ventajas de invertir en un software ERP están su modularidad y escalabilidad. Estas son de suma importancia porque le dan la posibilidad de integrar las funcionalidades digitales que nuestra empresa o negocio requiere en cada una de sus etapas de crecimiento y para cada momento específico.
La modularidad y escalabilidad también son relevantes porque no limitan ni condicionan el crecimiento o necesidades futuras de la empresa o negocio, así que podemos seguir robusteciendo nuestro ERP de manera modular y también en cuanto a sus funciones.
Incluso, el ERP nos permite integrar nuevos módulos para controlar procesos y funciones inéditas, que al momento de que el software fue implementado no fueron considerados.
Cualquiera que ha estado al frente de una empresa sabe y conoce que de manera repentina se abren nuevas oportunidades de negocio a las que se debe atender y atacar agresivamente.
Precisamente, si contamos con un sistema ERP, podemos reaccionar rápidamente y añadir un módulo con nuevas funciones a nuestro control central y no solo mantener el máximo aprovechamiento de recursos de la empresa a través de la planeación, sino además tener una capacidad de respuesta para buscar exitosamente nuevas oportunidades de negocio.
Entonces ¿Cómo implementar exitosamente un sistema ERP?
Como ya decíamos, la automatización de los procesos empresariales es cada vez más importante y la Planificación de Recursos Empresariales o ERP ha demostrado ser el sistema más exitoso para gestionar información e integrar armónicamente y automatizar la mayoría de procesos de empresas y negocios, principalmente los operativos y administrativos.
Sin embargo, el punto de partida para realizar una implementación exitosa es diseñar un proyecto definidocon objetivos medibles, pero sobre todo alcanzables y por supuesto conocer y tener claro el plan de proyecto.
Esta información la obtendremos de los directivos y líderes de las áreas de nuestra empresa ya que ellos conocen de manera precisa los procesos que se pueden y deben vincular y en su caso automatizar.
Los expertos coinciden que uno de los puntos más relevantes y trascendentes es involucrar a los directivos o líderes de las áreas en el proceso desde el proyecto mismo.
Esto es porque son ellos los responsables de asignar recursos y alinear al personal con los objetivos del proyecto y los de la empresa misma.
La experiencia nos señala que el personal generalmente es renuente al cambio debido a la mayor fiscalización y control que implica la implementación de un sistema ERP.
Por ello, los directivos y líderes de las áreas serán los encargados de impulsar y verificar las nuevas actividades que deberán realizar los trabajadores para lograr una transición exitosa al sistema y por eso son una de las claves más importantes para el éxito en el funcionamiento del sistema ERP.
Otra de las claves para lograr una implementación exitosa es transmitirles a todos los integrantes de la empresa la importancia del proyecto a través de una comunicación efectiva.
Debemos tener en cuenta que la implementación del sistema ERP puede percibirse de formas totalmente opuestas: mientras que para unos representará nuevas oportunidades para mejorar y facilitar el trabajo o una forma efectiva de tener ventajas frente a la competencia, para otros será motivo de temor e incertidumbre a perder el empleo por no estar capacitado o a trabajar más por el mismo salario.
De una u otra manera, debemos tener claro que el proyecto de implementación del sistema ERP generará expectativas en generales, por lo que debemos prepararnos para transmitirles a cada uno de manera clara los beneficios para cada miembro y sensibilizarlos de la trascendencia e importancia que tendrá este proceso para la viabilidad y el futuro de la empresa.
Para ello, desde el principio hay que definir con claridad los roles de los participantes en el proyecto, sus actividades y sus responsabilidades.
Uno de los errores comunes es no darle la importancia a la asignación de líder de proyecto o usuario clave. Esto genera retrasos en la entrega de datos clave o definición de procesos y funciones deficientes que no corresponden con la operación real de la organización, porque no los realizó el directivo o líder del área y el análisis fue delegado a alguien que no tiene “la película completa”.
Otro elemento importante para el éxito del funcionamiento del ERP es contar con disponibilidad y tiempo de calidad de los recursos humanos designados como líderes o usuarios clave desde el diseño del proyecto y durante las actividades de capacitación. Comúnmente, al ser “jugadores clave” dentro de la empresa o negocio, son requeridos constantemente, por lo que se distraen constantemente.
Por ello las capacitaciones no logran la efectividad para las que están diseñadas y el resultado es una implementación “a medias”.
Finalmente, con seguridad el camino más seguro hacia el éxito del sistema ERP en nuestra empresa o negocio será acercarnos a un proveedor experimentado para que nos asesore correctamente pues nos evitará dolores de cabeza y fricciones innecesarias ya que nos explicará con claridad los alcances y limitaciones de nuestro proyecto. Esta decisión también garantizará nuestra inversión a futuro.
