En la actualidad, muchas empresas cuentan con una problemática recurrente para llevar el control de su información, es decir, siguen trabajando de manera arcaica y continúan registrando toda su información en archivos de Excel sin actualizar. Desde luego que esto provoca problemas en la planeación de tareas y una incorrecta toma de decisiones en cuanto a los recursos de la empresa. En caso que la empresa siga manejándose de esta manera es importante que implementen la Gestión de Procesos.
Qué es una Gestión de Procesos
La Gestión de Procesos o Business Process Management (BPM) es una forma de organización en la que la visión del cliente es la más importante y en la que se basa el trabajo para su adaptación y visión de lo que este requiere. La Gestión de Procesos brinda una visión y herramientas de mejora para la eficiencia y adaptación a las necesidades de los clientes. Pero tampoco podemos olvidar que los procesos son hechos por personas, por lo tanto, se debe contemplar las relaciones con proveedores y clientes.
Independientemente del tamaño o sector de una empresa, la Gestión de Procesos ofrece mejores sistemas de organización empresarial para lograr los objetivos generales de cualquier organización: índices de calidad, productividad, excelencia, rentabilidad y reducción de tanto costos como de tiempo.
La Gestión de Procesos tiene como objetivo lograr un entorno organizacional ideal mediante el cual existen planes de mejora continua, optimización de gastos y aprovechamiento de recursos. Para ello, aunque los departamentos de la empresa se mantengan personalizados en sus funciones, la visión e interés debe ser lineal a la meta que se busca llegar por el bien general de la empresa. Al no tener bien alineada ni la misión y los objetivos, la empresa puede verse en un lío, ya que los colaboradores no sabrán cuál es la finalidad de su trabajo.
¿Cómo empezar la Gestión de Procesos?
Las fases más importantes para realizar una correcta Gestión de Procesos se pueden delimitar al análisis de la situación que vive la empresa, después, en conjunto con todos los departamentos, en donde se rediseñan los procesos y por último se realiza el seguimiento a través de medidas corporativas. Ya que se tengan desarrolladas estas fases, será fundamental aplicarlas, analizar los resultados y tomar decisiones oportunas para mejorar los resultados en medida de lo posible.
- Comienza con el valor empresarial, es decir, que se deben entender los objetivos y estrategias empresariales para así identificar aquellos que brindan el mayor retorno a la inversión.
- Se selecciona el proyecto ideal para las iniciativas de mejora en todos lo ámbitos y que proporciona cierto éxito cuantificable.
- Una vez realizados los pasos anteriores, se extienden dichos procesos BPM en toda la empresa, así se van mejorando todos los departamentos, sin olvidar que es personalizado de acuerdo a las necesidades de cada uno de ellos.
Qué es un ERP
Los sistemas de planificación de recursos empresariales o ERP (Enterprise Resource Planning) son sistemas de gestión de información que automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa, básicamente es una arquitectura de software para empresas.
Beneficios de ERP
Entre los principales beneficios que se tienen al obtener un ERP son:
- Mejorar el proceso de toma de decisiones.
- Seguridad de Datos.
- Mayor control y Trazabilidad.
- Automatización de Tareas.
- Información en Tiempo real.
- Optimización de los procesos de gestión.
- Reducción de costos y gastos.
- Análisis de datos.
- Control sobre procesos
- Supervisión de clientes
Contar con una solución ERP nos ayuda a tener la información actualizada y al día, todo esto para la mejora de los procesos de cada una de las áreas y ayudar a definir exactamente qué función tiene que realizar cada recurso dentro de la misma; todo esto porque las empresas enfrentan a una mezcla indefinida de tareas dentro de la misma organización. Al lograr definir cada área y sus responsabilidades, la información estará disponible en tiempo y forma en cualquier momento.
1G ERP
1G ERP nos ayuda a mantener la información en tiempo real, ya que cada una de las áreas va registrando al momento los movimientos en el sistema automáticamente, hasta que la información esta lista para ser consultada. Con esto es necesario esperar alguna sincronización o proceso adicional para consultar la información, con lo que ganas tiempo y recursos.
Este tipo de soluciones también permite llevar la contabilidad completa de cualquier empresa. Ya que estos sistemas logran reducir un gasto que se tiene al contratar despachos contables para dicha actividad, los cuales además de no entregar información en tiempo y forma, en ocasiones lo que presentan no es real, ya que meses después realizan cambios.
Con 1G ERP las empresas logran tener una reestructura ya que va ajustando los procesos y se logran utilizar los recursos de manera adecuada y eficaz. Por lo cual, logran asignar tareas adecuadas y específicas a cada uno de sus colaboradores evitando así la repetición de trabajos, por lo que conlleva a la empresa a mucho mejores resultados y sin errores.
Cuando adquieres el enfoque de Gestión de Procesos no se elimina la estructura de la empresa, sino que se concentra en la atención hacia resultado de cada departamento para que estos aporten valor al cliente. Mediante estos procesos se fomenta la identificación y gestión, los resultados deseados se gestionan con orientación y ayuda a estructurar las actividades de la organización. Para evaluar los desempeños de cada proceso existen cuadros de mando personalizados, además mediante ciertos datos, facilita la gestión para establecer objetivos realistas y liderazgo estratégico. La Gestión de Procesos está orientada a satisfacer al cliente, también permite la optimización de los recursos y del empleo de las personas, además facilita el establecimiento de objetivos de mejora. La productividad y el ahorro de recurso debe ser prioridad en todas las organizaciones. El contar con un ERP como 1G, facilitará la tarea de los colaboradores y la administración de la empresa.
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