Hoy en día la eficiencia y la optimización de procesos son fundamentales para mantenerse competitivo, una herramienta para lograrlo es la implementación de un ERP, sin embargo, elegir el adecuado para tu empresa es una tarea crucial que comienza con la creación de un RFP.
Pero ¿Qué es un RFP?
El RFP Request for Proposal, por sus siglas en inglés, o solicitud de propuesta en español, es un documento que una empresa crea para solicitar propuestas de diferentes proveedores. También puede incluir información sobre el proceso de selección y los plazos para que los proveedores presenten sus propuestas.
Los RFP se utilizan en una amplia variedad de industrias y para una variedad de necesidades, desde la adquisición de software hasta la creación de proyectos.
Un RFP suele contener información detallada sobre los requisitos, las expectativas y los criterios de evaluación que la organización tiene para el producto o servicio que está buscando, esto puede ir en relación con la implementación de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning).
Cuando una empresa está en busca de un ERP, puede hacerlo a través del RFP, con el cual, la empresa puede evaluar y comparar las ofertas de múltiples proveedores, lo que facilitará la selección del ERP que mejor se adapte a sus necesidades.
El RFP contendrá las bases y premisas para que los proveedores del ERP realicen en su propuesta. A medida que avanza por este camino, tener en cuenta que el panorama del software está cambiando rápidamente y el proceso de hacer un RFP necesita mantenerse al día. Te damos algunas recomendaciones que te ayudarán en el proceso de crear un RFP.
¿Cómo preparar un RFP?
Primero identifica las partes claves que debería incluir el RFP el cuál, deberá responder ¿Por qué? ¿Qué está buscando mi organización? ¿Cómo se hará el trabajo?
Teniendo claro este proceso, puntualiza lo siguiente:
- Define los objetivos: Antes de comenzar, es crucial que la empresa defina claramente sus objetivos y requisitos para el ERP. Esto incluye aspectos como funcionalidades requeridas, escalabilidad, integración con sistemas existentes, presupuesto y plazos.
- Estructura del Documento: Organiza el RFP en secciones lógicas, como una introducción, descripción de la empresa, objetivos, requisitos técnicos, requisitos de servicio y presupuesto. Esto facilitará la lectura y comprensión por parte de los proveedores.
- Revisión de Muestra: Considera incluir una muestra de datos o procesos actuales para que los proveedores comprendan mejor las necesidades específicas de tu empresa.
- Criterios de Evaluación: Especifica cómo se evaluarán las propuestas, incluyendo aspectos como la experiencia del proveedor, el costo total y la capacidad de cumplir con los requisitos.
El proceso para una gestión de un RFP debe ser clara, arma un RFP teniendo en cuanto lo siguiente:
Publicación y Distribución: Publica el RFP en plataformas adecuadas y envíalo a proveedores potenciales. Establece un plazo claro para la presentación de propuestas.
Evaluación y Selección: Reúne a un equipo de evaluación para revisar y calificar las propuestas. Considera la posibilidad de realizar demostraciones de los sistemas propuestos.
Negociación y Contratación: Después de seleccionar a un proveedor, inicia las negociaciones contractuales. Asegúrate de que todos los detalles estén claramente definidos en el contrato.
Implementación y Seguimiento: Una vez contratado el proveedor, supervisa de cerca la implementación del ERP para asegurarte de que cumple con los objetivos establecidos en el RFP.
Recuerda tener un cronograma del proceso, especificar fecha tope para recibir propuestas, fecha de la primera elección fecha estimada de contratación. No olvides incluir una lista de las personas de contacto que podrían dar información o dar consultas.
Conclusión
La preparación y gestión de un RFP es un proceso esencial para cualquier empresa que busque mejorar su eficiencia y competitividad a través de la implementación de un sistema ERP. Al seguir los pasos y consejos mencionados en este artículo, podrás llevar a cabo este proceso de manera efectiva y tomar decisiones informadas que beneficiarán a tu organización a largo plazo.
Recuerda que la elección de un ERP es una inversión estratégica y un RFP bien elaborado es la base para tomar la decisión correcta. Nuestro software One Goal ERP cumple con las características de un sistema robusto para poder clasificarse como un sistema de gestión o ERP.
Si estas buscando automatizar y centralizar tu empresa conoce sobre One Goal ERP.
