México registra uno de los mayores consumos de gasolina y otros combustibles en estaciones de servicio en Latinoamérica; esto lo convierte en un mercado muy atractivo y evidentemente también uno altamente competido.

En este contexto, para las empresas gasolineras, tener éxito se ha convertido en un gran reto. Una de las formas más eficaces para hacer frente a esta dura competencia, es lograr un funcionamiento óptimo e integral en cada estación de servicio y en general de toda la empresa.

Precisamente es ahí donde los sistemas de planificación de recursos empresariales o ERP para Gasolineras(Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés) juegan un papel preponderante y hacen la diferencia. Contar con un Sistema ERP es una inversión inteligente y eficaz para mejorar la productividad y reducir costos en nuestras empresas.

¿Qué son los ERP para Gasolineras?

Vivimos una época marcada por una transformación digital en la que la automatización de los procesos empresariales es cada vez más relevante. Cuando nos referimos a la Planificación de Recursos Empresariales o ERP (Enterprise Resource Planning) estamos hablando del sistema de gestión de información de una empresa o negocio, usado con el objetivo de integrar armónicamente y automatizar la mayoría de sus procesos, principalmente los operativos y productivos.

De manera más puntual, ERP es un sistema para PYMES y grandes empresas, diseñado para optimizar recursos, reducir costos y maximizar ganancias, a través del manejo eficiente de los recursos de la empresa o negocio. Se trata de una arquitectura de software para empresas o bien, dicho en términos coloquiales es “un traje digital hecho a la medida para cada empresa”.

El ERP mejora la administración de una o varias gasolineras por medio de la gestión y asignación eficiente de recursos a través del control de actividades y la optimización de costos. Genera reportes y consultas en tiempo real de la información financiera de contabilidad, finanzas, tesorería, control presupuestal y activos fijos, entre otras.

Evidentemente, la implementación de un sistema ERP en cualquier negocio lo hace más rentable porque la automatización y monitoreo en tiempo real de los procesos nos brinda su control total y revela las áreas de oportunidad. Esto nos permite depurar o eliminar, por ejemplo, errores operativos, desvíos de recursos y mantener y aumentar el control de las ventas y sus utilidades.

Las gasolineras en México, un mercado competido

Actualmente, en México hay más de 40 marcas diferentes de gasolineras que compiten en el mercado nacional a través de las más de 13 mil 200 gasolineras a lo largo y ancho del país.

Esta competencia cuerpo a cuerpo entre los “grupos gasolineros” ha generado que el cliente final, además de considerar el precio del combustible ofrecido en la estación, elija además por la calidad del servicio que se le brinda y en este sentido se ha vuelto cada vez más exigente.

Ventajas de integrar un sistema ERP para gasolineras

En el caso concreto de la implementación de un sistema ERP en un negocio de venta de combustibles, sin duda mejorará la experiencia de compra del cliente, pero ¿en qué consiste y cuáles son sus alcances? 

En primer lugar, hay que decir que se trata de integrar sus operaciones más relevantes a través de un software empresarial que permite automatizar todos sus procesos y centralizar el monitoreo de todas sus estaciones de servicio.

En resumen, le ofrece el control eficaz de la operación, así como la información financiera, contable y fiscal de todas sus estaciones de servicio, siempre y cuando provenga de un proveedor confiable.

Hay que señalar que, para facilitar su instrumentación, además del indispensable software de última generación que se puede adaptar al hardware y sistemas con los que ya se cuenten, también existe una gran variedad de implementos tecnológicos novedosos, entre los que están aparatos y dispositivos electrónicos de control y administración de combustible.

Asimismo, la implementación del Sistema ERP para Gasolineras puede generar la centralización de toda la información en una sola plataforma, lo que podría abarcar desde la gestión de nóminas y recursos humanos, de cobranzas, ventas, pedidos y recepción de pipas, hasta las estrategias de mercadotecnia, según las necesidades del grupo gasolinero.

Aunque sus ventajas y alcances son muy amplios, se trata de una solución integral de fácil implementación, totalmente escalable y, como ya señalábamos, diseñada específicamente de acuerdo a las necesidades y particularidades de cada cliente.

Otra ventaja es que se mantiene vigente y evoluciona constantemente ya que al implementarse, todos los procesos quedan relacionados entre sí y cuando se realiza un cambio, automáticamente influye en los demás, que también se actualizan adecuándose a la modificación realizada.

Al contar con un Sistema ERP para gasolineras también se mejora y acelera la conectividad y comunicación de las estaciones de servicio con el centro de operaciones del corporativo. Ello genera que el intercambio de información relevante y de reportes pueda obtenerse en tiempo real y no tengamos que esperar a los “cortes” o sincronizaciones para conocer la situación real de cada punto de venta.

Contar con un sistema ERP para gasolineras nos permite simplificar y mejorar procesos, por ejemplo, algunos que cada vez son más relevantes para el cliente como la facturación en isla, y hasta otros más delicados como prevenir fraudes por medio del control volumétrico.

Otro punto a favor de estos sistemas es que al tener a nuestro alcance información precisa y en tiempo real nos da la capacidad de intervenir en los procesos y darles mayor flexibilidad en momentos críticos.

Otra importante ventaja, por demás relevante, es que le permite al grupo gasolinero y a sus estaciones de servicio una capacidad de respuesta inmediata a los requerimientos y exigencias de Petróleos Mexicanos y demás regulaciones gubernamentales.

Capacidades específicas del sistema ERP para gasolineras

Es importante que, al momento de decidir contratar e implementar un sistema ERP en un negocio dedicado al expendio de gasolinas lo hagamos con el proveedor adecuado. A continuación, presentamos algunos de los principales servicios específicos que, de acuerdo a los expertos, son de la mayor trascendencia para lograr los objetivos señalados anteriormente.

• Control, gestión e información de todas las operaciones de cada Estación de Servicio del grupo, así como el control de ventas de cada despachador en todos los turnos
• Generación de reportes y Analytics de ventas diarias por producto, estación, turno, bomba y despachador
• Generación de datos consolidados que nos permitan proyectar cálculos de márgenes de utilidad y comportamientos del mercado y de la competencia para, por ejemplo, establecer una estrategia de precios
• Control de acceso interno y remoto a consultas y modificación de cuentas, facturas, pagos vencidos, saldos de crédito consumido y disponible, así como administración de restricciones de uso de vehículos y otros activos.
• Integración de controles volumétricos, incorporando la información operativa y administrativa
• Conciliaciones automáticas en cobros con tarjetas bancarias (débito, crédito y vales)
• Vinculación a la contabilidad y cuentas bancarias de ventas en contado y crédito
• Reportes de cierres mensuales exactos entre ventas en efectivo, créditos, pagos con tarjetas bancarias y vales de combustible
• Generación de un historial de consumo y pagos de clientes fijos para administrar una cartera centralizada y fijar límites de crédito
• Detección y alertas de saldos vencidos y por vencer
• Facturación global acorde a los requisitos establecidos por la autoridad fiscal y capacidad para realizar consultas fiscales con los reportes necesarios como ISR y DIOT para hacer declaraciones y la integración de la contabilidad electrónica por las actualizaciones y/o requerimientos fiscales
• Realizar reconocimiento de IVA comparando, IVA acreditable, trasladado y retenido para reportes detallados de cierres mensuales

Invertir en un Sistema ERP para Gasolineras es una inversión inteligente

Finalmente, podemos afirmar con confianza que, adoptar un Sistema ERP es una inversión inteligente y eficaz, que tendrá como resultado la reducción de costos y gastos a partir de la automatización de tareas y la toma de decisiones acertadas, fundamentadas en información detallada, precisa y en tiempo real. También nos permitirá aprovechar al máximo los recursos, insumos y bienes de la empresa a través de un control estricto fundamentado en la trazabilidad.

Conoce más acerca de la manera de automatizar tus estaciones de servicio y la forma en que tu operación puede ser más sencilla y sobre todo rentable.