En la actualidad, el uso de software de gestión empresarial se ha convertido en una tendencia que va al alza, utilizado por todo tipo y tamaño de empresas, desde las micros, hasta las más grandes sin duda, estas últimas optan por opciones muy robustas que garanticen estabilidad y un correcto funcionamiento.
El mercado de ERP’s ha crecido en los últimos años, incorporando cada día nuevas marcas, ofreciendo múltiples tipos de plataformas, desde las ejecutadas vía navegador web, hasta las siempre confiables On-premise (es decir, las que se instalan en servidores propios). Cada una de estas herramientas tecnológicas ofrecen diversas herramientas como parte de su distintivo en el mercado: Business intelligence, Dashboards inteligentes, integraciones con otras plataformas, aplicaciones móviles, big data, machine learning, entre otras.
Es muy importante que al momento de tomar una decisión sepamos cuáles de todas esas grandes y sofisticadas funciones serán de utilidad para el desarrollo y crecimiento de nuestro negocio, es decir, opciones hay muchas, pero debemos elegir la que más se apague a nuestras necesidades y presupuesto.
Esta pequeña guía pretende ayudarte a entender cómo elegir el software de gestión indicado, tomando en cuenta los cambios que planeas realizar en las áreas más cruciales de todo negocio, pues debes enfocarte a que una implementación de este tipo de herramientas debe ayudarte a revolucionar todos tus procesos, desde los más básicos, hasta los más complejos.
De manera general, podemos intuir que los módulos básicos que todo ERP debe cubrir son:
• Contabilidad
• Compras
• Cuentas por pagar
• Cobranza
• Inventarios
• Ventas
• Facturación
Aunque el día de hoy existen muchos ERP's que ofrecen muchos módulos adicionales, nos centraremos en los mencionados, pues suelen estar presentes en casi todos los giros de negocio.
¿Cómo debe afectar la implementación de un ERP a las operaciones de mi empresa?
Como se mencionó antes la implementación de cualquier herramienta tecnológica, incluye hardware o software, debe significar un gran cambio en el cómo se desarrollan nuestras actividades, y afectar para bien. Después de todo, es una inversión que realizamos en pro de la evolución de nosotros mismos.
Para que exista una evolución, y un verdadero punto de cambio, antes que otra cosa, debemos conocer a detalle la situación actual de cada una de nuestras áreas: sus procesos, las personas involucradas, las herramientas que se usan actualmente, los tiempos, y a partir de ahí mediremos la efectividad del cambio que tenemos planeado.
¿Qué áreas deben cambiar y qué cambios debo esperar?
• Contabilidad: en la actualidad es prácticamente imposible y anticuado llevar tu contabilidad a través de hojas de cálculo o incluso manualmente, de forma escrita. Aunque existen softwares contables, el integrar un módulo de contabilidad en ERP te facilitará aún más la vida, pues podrás tener de manera (casi) instantánea la información de las áreas que convergen con la parte contable de tu empresa, como finanzas, recursos humanos, etc. Además, hoy en día existen ERP que te garantizan estar al día en el cumplimiento de las disposiciones fiscales sin que tengas que realizar otros procesos.
• Compras: un proceso de compras debidamente ordenado implica una serie de pasos que van desde la generación de una requisición de compra y culmina hasta el proceso de la recepción del producto o servicio y la factura correspondiente. Un ERP debe ayudarte a mantener en perfecto control cada etapa de esta actividad, además de ayudarte en la gestión de compradores, autorizaciones, proveedores, listas de precios, cotizaciones, órdenes de compra, además de poder centralizar la información de requisiciones de otras áreas de la empresa, a través de las solicitudes de los usuarios.
• Cuentas por pagar: las obligaciones y pagos correspondientes que generamos con nuestros proveedores, acreedores, colaboradores, etc., deben administrarse de manera inteligente, nuestro software de gestión, se centrará en priorizar los pagos, dependiendo del tipo que estos correspondan, los realizará a través de la integración con nuestra banca digital, además de poder mostrar reportes en tiempo real del estatus de las finanzas de la empresa.
• Cobranza: las cuentas por cobrar, tienen un papel fundamental en nuestro negocio, pues de ellos depende la liquidez de nuestras finanzas. Hoy existen ERP’s con la capacidad de realizar la cobranza de manera automática, entonces debemos esperar que nuestra área de CxC sea una de las que el camino de la automatización haga más rápidas y eficientes sus actividades como lo son: la gestión de cartera vencida, cobros a petición vinculados a referencias bancarias, generación automática de estados de cuenta de clientes, alertas de cobranza, entre otras.
• Ventas: nuestra área de ventas es una de las principales que deben mantenerse a la vanguardia cuando de tecnología se trata, pues debemos tener en claro que nuestra competencia es cada vez más fuerte y una oportunidad de venta puede escaparse por el hecho de no contar con las herramientas de seguimiento adecuadas para nuestra actividad. El ERP que lleguemos a elegir deberá contar con módulos como un CRM totalmente integrado, esto nos ayudará a tener el control de nuestros clientes y prospectos, además de poder atender oportunamente a cada uno de ellos, los módulos de BI ayudan mucho a la predicción de nuestros procesos, además de mantenernos informados de los ingresos que se generan a través de esta área de negocio.
Invertir en la implementación de un ERP es un logro importante para nuestra empresa, por eso debemos cerciorarnos del alcance que este tenga sobre nuestras actividades más esenciales, sin dejar a un lado lo más básico que debe cumplir. Antes de dar este gran paso, es indispensable que nosotros mismos hagamos una evaluación de nuestros procesos y definir cual es el cambio que deseamos realizar en favor del desarrollo propio.
One Goal ERP, es un software de gestión empresarial que te ayudará a conectar, automatizar y optimizar toda tu empresa, tomando en cuenta las áreas básicas de todo negocio, así como también cumpliendo con requerimientos especiales que necesite cada sector, estamos seguros que de la mano de nuestros expertos en automatización, encontrarás la solución ideal para ti.
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