Para todas las compañías los registros contables son de suma importancia, a través de ellos sabemos a ciencia cierta el estado de ganancias y pérdidas de la empresa. Y es que, los números no mienten, reflejan cualquier detalle que a simple vista no podríamos ver. Estos nos ayudan a encontrar Errores Contables que pueden perjudicar nuestro negocio, en esta guía hablaremos de ellos y te daremos 4 razones para eliminarlos.
Qué se entiende por Errores Contables
Los errores contables son las faltas y omisiones en los registros anuales de los anteriores ejercicios bien sea por descuido o inexactitud. Cantidades que posiblemente nunca se utilizaron o que se manejaron inadecuadamente. A pesar de que los datos estuvieron disponibles la empresa no realizó un esfuerzo por conseguirlos o no los tuvieron en cuenta.
Manejar y sostener un registro idóneo en nuestra contabilidad es vital para el desarrollo y crecimiento de una compañía. En base a esto, se pueden tomar decisiones basadas en la productividad y operatividad que tenga la organización en determinado momento. Motivo por el cual es fundamental estar al tanto de los posibles errores contables que se pudieran pasar por alto en los periodos anteriores, o en el actual, para así hacer las correcciones pertinentes en el momento.
4 razones para eliminar los errores contables
Llevar un correcto registro contable nos permitirá acudir a él con total confianza para consultar el estado de ganancias y pérdidas de nuestra compañía en tiempo real y saber en qué estado se encuentra la empresa sea que haya auditoría o no. Por tal motivo, debemos estar atentos ante cualquier error contable para eliminarlo de inmediato. Las siguientes son las 4 razones fundamentales para eliminar los errores contables de tu compañía.
- Garantiza la rentabilidad
A través de la información fidedigna de los estados financieros se podrá determinar si la empresa es rentable o no. También sabremos con seguridad cuánto dinero ingresa y egresa de la compañía, así como cuáles son nuestras deudas reales.
- Imprescindibles para el éxito empresarial
A través de los informes financieros visualizamos a la perfección en qué estado está la compañía, gracias a ello el equipo empresarial podrá saber cuáles estrategias pueden aplicar. Esto con el fin de mantener el buen funcionamiento del negocio o, en su defecto, hacer las correcciones pertinentes.
La información plasmada en los registros contables es el resultado de las diversas transacciones que se ejecutan en la empresa, dichas transacciones no solo deben registrarse sino también respaldarse correctamente para estar preparados cuando las necesitemos.
- Ayudante en el futuro productivo
El buen control y manejo de los registros contables facilita la productividad. Al tomar como base la operatividad, se toman decisiones eficaces para el mejoramiento de la empresa, en relación con los resultados de sus estados financieros.
- Registros y Agencia Tributaria
Por último y una de las más importantes razones por la que se deben eliminar los errores contables en los registros de una compañía es por la repercusión que esto ocasionaría a la compañía ante el Estado. Pues la presentación de estos es de índole obligatoria, generalmente se presenta anualmente un informe detallado de las transacciones y movimientos que realizó la empresa durante ese periodo.
Lo cierto es que muchas veces se realizan inspecciones de hacienda de improvisto. Por tal razón es recomendable tener los registros contables al día y con información completa y fidedigna. De no tenerlos podrías recibir una multa o sanción del Estado por presentar errores en los registros contables.
Principales Errores Contables
Ahora que conoces las razones para eliminar los errores contables de tu empresa, es oportuno conocer exactamente cuáles son dichos errores.
- Mal registro de una amortización
Cuando por inexperiencia estimamos mal la vida útil de un activo o pasivo, y nos percatamos en el ejercicio fiscal actual, es cuando se acude a la amortización. Se hacen las correcciones pertinentes mediante un ajuste de asientos llamado Reservas. Sean activos o pasivos la depreciación se alarga por diversos periodos.
- Facturas fuera de periodo
Un error contable muy habitual es que después de cerrar la contabilidad, aparece una factura traspapelada de algún gasto realizado. Dicho gasto se contabiliza como una cuenta reservas. Realizamos un ajuste restando el importe al resultado contable del ejercicio en curso ya que no se refleja como gasto frente al impuesto.
- Inspección o control Tributario
Después de una visita del ministerio de Hacienda la compañía debe reflejar una inversión a las acciones que se olvidó contabilizar en su momento. Se refleja como activos ocultos que debemos dar de alta.
Sumado a esto se anota la sanción y el acta de control, movimiento mediante el cual se debe reflejar las reservas de ejercicios anteriores con mucho cuidado ya que se reflejará como gasto en el período en curso.
Otros errores contables habituales
- Mal manejo y control de los soportes de ingresos. Cuando por omisión o descuido se pasa por alto información que se pierde del reflejo de facturas reducidas y formularios de extractos mensuales.
- No se registran algunos gastos por no solicitar facturas en el momento de la compra.
- Archivo documental inapropiado, lo que genera pérdida de documentos o facturas.
- Obviar algunos ingresos por ser cantidades de poco valor, que sumadas por largo tiempo podría convertirse en grandes cantidades.
- Falta de detalle en diversas operaciones, se mezclan varias facturas sin hacer el respectivo desglose en su momento.
- Unión de cuentas personales y jurídicas. Acción que no se puede realizar, ya que al estar separadas se puede conocer con exactitud el estado de cuenta de la compañía y una facturación en detalle de existir algún error.
Errores durante el registro contable
Este se puede dar en el momento del registro contable o al cierre contable del ejercicio fiscal.
- Errores aritméticos. Desórdenes en los importes de los deudores o acreedores y mezclas entre las cuentas.
- Registrar facturas de abono como gastos. En ocasiones estas facturas llamadas también rectificativas sustituyen la factura original y sin darse cuenta se pudiera estar reflejando la misma factura dos veces.
- Al no cuadrar la conciliación, causará desajustes en los resultados reales del debe y el haber.
- Registrar recibos en lugar de facturas. En términos legales los recibos, aunque pueden ser un justificativo, no podrán ocupar el lugar de una factura, porque no cumplen con las normas del IVA.
- Errores en la evaluación de las existencias.
Cómo hemos visto, existen razones de peso para eliminar los errores contables de nuestra empresa. Es importante que estés preparado ante cualquier eventualidad con el manejo y funcionamiento de tu compañía. Un buen control en los libros contables te evitará errores futuros y esto contribuirá al éxito de la empresa.
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